A Getting Things Done (GTD) eljárás egyik alapja, a zero inbox – avagy az üres levélláda.

Ez azért fontos, mert az a cél, hogy a bejövő e-mail fiókban csak azok a levelek legyenek, amivel foglalkozni kell – és az a végső cél, hogy ne legyen ott semmi :)))

Most 2021 elején archiváltam az összes levelet és az új évben szeretnék erre figyelni, hogy még hatékonyabban tudjak doglzoni.

Az Inbox Zero az e-mailek kezelésének szigorú módja, amelynek célja, hogy a beérkező leveleket mindig üresen tartjuk..

Az Inbox Zero-t Merlin Mann fejlesztette ki. Mann szerint a nulla nem utal a beérkező üzenetek számára; ez “az az idő, amikor a munkavállaló agya a postaládájában van“. Mann szerint a lényege, hogy az idő és a figyelem véges, és ha egy postaládát összekevernek egy “tennivaló” listával, akkor a hatékonyság csorbát szenved.

Mann öt lehetséges műveletet határoz meg az egyes üzeneteknél:
1) válaszolni
2) megcsinálni (főleg, ha 2 percen belül meg tudjuk tenni, ami az e-maileb szerepel)
3) törölni
4) delegálni
5) elhalasztani – itt érdemes használni a followupthen.com oldalt

Íme néhány Mann tippje az e-mailek hatékony kezeléséről:

• Azonnal válaszoljunk minden olyan új üzenetre, amelyre legfeljebb két perc alatt lehet válaszolni. Az új üzenetek, amelyek megválaszolásához több mint két perc szükséges – és a később megválaszolható üzenetek, áthelyezése egy külön “választ igénylő” mappába – és erre tényleg válaszoljunk is! Minden nap szánjunk időt arra, hogy válaszoljunk a “választ igényel” mappában levő e-mailekre
• Ne hagyjuk nyitva az e-mail programot
• Az e-maileket rendszeresen dolgozzuk fel a nap folyamán (ne folyamatosan, hanem adott időpontokban: óránként, napotna 2-3x)
• Először töröljük vagy archiváljuk a lehető legtöbb új üzenetet
• Ezután továbbítsuk azokat a leveleket, amire valaki más válaszolhat a legjobban